9.4 Facturas a clientes

Permite capturar, editar y/o crear Facturas a clientes, compuesta de líneas de facturas. Este es también el módulo que le permite introducir los pagos realizados de una factura. Incluye las funciones para generar una factura como un documento en formato PDF, entre otros.

• Crear una Factura a Cliente: se puede crear una factura directamente desde una ficha de cliente o a partir de un pedido cerrado con estado “aceptado” o de un contrato de servicios o desde una Intervención o haciendo clic en “Nueva factura” dentro del menú “Facturas a clientes”.

• • • • Cliente: se selecciona el nombre del Cliente al cual se va a hacer la factura. Vale decir que, cuando se crea una factura desde la ficha de un cliente, este campo se completa automáticamente con el nombre de este. Lo mismo sucede cuando se crea la factura desde un Pedido o un Contrato, donde además se agregan los datos del Pedido o del Contrato según corresponda.
      • Tipo: se debe seleccionar el tipo de factura a emitir.
      • Fecha de facturación: fecha de emisión de la factura.
      • Condiciones de pago: se selecciona las condiciones de pagos negociadas con el Cliente. El TecnoERP tiene unas condiciones estándar, sin embargo, se pueden agregar/modificar/eliminar en Configuración à Diccionarios: Condiciones de pago.
      • Forma de pago: se debe seleccionar la forma en las que se recibirán los pagos. Ejemplo: transferencia bancaria, cheque, efectivo, Paypal, Zelle, etc.
      • Cuenta bancaria: es la cuenta bancaria asociada con los pagos de la factura.
      • Proyecto: clave del proyecto al cual está vinculada la factura, de aplicar.
      • Incoterms: se selecciona el que corresponda. Los Incoterms (International Commercial Terms) son términos que se utilizan en las operaciones de compra-venta entre compañías de diferentes países. Su objetivo es unificar los conceptos comerciales, de forma que el vendedor y el comprador entiendan a la perfección las condiciones de las operaciones que realicen entre ellos.
      • Plantilla documento: es el formato para usar para generar el documento.
      • Divisa: seleccionar el tipo de divisa que tendrá la factura.
      • Nota (pública): es la nota que se incluirá en la impresión de la factura.
      • Nota (privada): es la nota que solo se podrá consultar en el sistema.

Una vez la factura se haya creado (en modo borrador), debe introducir en la factura los productos y/o servicios registrados en el TecnoERP o bien introducir directamente la descripción, el IVA, el precio unitario. Para cada línea de la factura se debe definir también la cantidad y eventualmente un descuento:

Es posible modificar fechas, condiciones de pago, fecha límite de pago (de acuerdo con las condiciones de pago preestablecidas o se puede editar manualmente), si el Cliente tiene descuentos disponibles a ser usados en la factura, forma de pago y cuenta bancaria.

Luego, se van agregando las líneas de productos/servicios, seleccionando los ya configurados en el TecnoERP, colocando la cantidad y donde es posible modificar precios, agregar un descuento, etc. También se pueden agregar productos/servicios manualmente, que no existen en el TecnoERP, en cuyo caso, solo se debe definir si es un “Producto” o un “Servicios”, escribir su descripción y agregar el precio, cantidad, descuento, etc. Se van incluyendo en la factura haciendo clic en Añadir.

Al completar y verificar la factura, se hace clic en “Validar”. Esta operación es irreversible. Cuando se valida una factura se le atribuye un número según el modelo de numeración indicada en la configuración del módulo Factura. Si se detecta algún error después de la validación de la factura, habrá que sustituirla por una factura rectificativa o bien por una factura de abono.

Una vez Validada la factura, tiene opciones como:

• Modificar: si aún la factura no ha sido Pagada (pendiente de cobro) o está en Borrador, esta puede modificarse. Una vez en la ficha de la factura, podremos modificar, eliminar o añadir nuevas líneas con los botones correspondientes.

• Enviar email: permite enviar un email al Cliente informándole que se ha emitido la factura y es posible anexar el documento a dicho email.

• Realizar una petición de domiciliación: esta opción permite solicitar una orden de pago domiciliada siempre que la factura esté en el estado Pendiente de pgo. Una vez hecho esto, puede ir al menú “Banco à Pago por domiciliación” para generar y administrar un archivo de orden de domiciliación. Cuando se cierra la solicitud, el pago de las facturas se registrará automáticamente y las facturas se cerrarán si el resto por pagar es nulo.

• Añadir pago: al pulsar en esta opción podrán registrarse los pagos a la factura y a las demás facturas del cliente que estén pendientes de pago.

Los pagos solamente se pueden efectuar sobre facturas validadas. Si hay disponible un abono (Nota de Crédito), podrá imputarse sobre una factura con un importe total inferior al del abono.

Una factura validada puede ser clasificada como Pagada (Si la suma de los pagos es igual o superior al importe reclamado) o como Pagada parcialmente (Si la suma de los pagos es superior a 0 pero inferior al importe reclamado).

• • Clasificar Abandonado: permite anular la factura, siempre que esté Pendiente de pago (no debe tener ningún pago asociado) o en Borrador. Califica al Cliente como moroso u otra razón la cual se recomienda escribir en los Comentarios.

• • Copiar: la copia se podrá editar para ajustarla a lo que se necesite. Se podrá cambiar el cliente, las condiciones de pago, etc. El estado de la nueva factura será Borrador y podremos añadir o eliminar líneas de productos / servicios para que se ajuste a nuestras necesidades.

• • Crear abono (Nota de Crédito): aunque se puede crear desde otras opciones dentro del TecnoERP, en ese caso se crea directamente desde la factura a la que afecta.

• • Eliminar: con este botón se eliminará la factura. Solo se puede borrar si es la última factura y no tiene pagos asociados.

• Ficha de una Factura: como parte del funcionamiento estándar del TecnoERP, cada vez que se emite una factura, se crea la ficha de esta:

            A continuación, se detallan algunas de ellas:

• • • Pestaña Factura a cliente: muestra la información completa de la factura, incluyendo los pagos recibidos, margen, objetos relacionados, etc. Además, permite descargarla para luego imprimirla en PDF.
    • Contactos/Direcciones: en ella se muestra la información general sobre los contactos relacionados con la factura. Donde podremos seleccionar los contactos del tercero o de nuestra empresa y asignarle el tipo de contacto (rol).
    • Pestaña Documentos: permite gestionar los documentos asociados a la factura. Por ejemplo, añadir la factura en PDF, un contrato firmado, constancia de algún pago, etc.
    • Domiciliaciones: esta pestaña le permite solicitar una orden de pago domiciliada. Una vez hecho esto, puede ir al menú “Banco à Pago por domiciliación” para generar y administrar un archivo de orden de domiciliación. Cuando se cierra la solicitud, el pago de las facturas se registrará automáticamente y las facturas se cerrarán si el resto por pagar es nulo. Cabe destacar que previamente la factura deberá estar en el estado Pendiente de pago.

• Listado de facturas de clientes: presenta el listado de las facturas de clientes registradas.

• Listado de plantillas de facturas a Clientes: Las plantillas son facturas que podremos almacenar para ser usadas a menudo. Por ejemplo, si a un cliente le emitimos la misma factura todos los meses, por tener un servicio contratado o por cualquier otro motivo, sería mucho más sencillo guardar esa factura como recurrente. Esta opción lista las facturas recurrentes que tenemos creadas en el TecnoERP.

Al hacer clic en una de ellas, en el listado, permite ver su ficha con todos sus datos (los cuales es posible modificar algunos), incluyendo la frecuencia, los productos/servicios, etc. Y tiene opciones para Crear la factura, Desactivar la plantilla o Eliminarla.

• • • • Crear una factura a partir de una Plantilla: Se puede crear al buscarla en el Listado de plantillas o seguir los mismos pasos para crear una factura normal. La diferencia es que, si el tercero que elegimos tiene plantillas asociadas, podríamos seleccionarlas. Una vez todos los datos sean correctos, pulsaremos sobre “Crear borrador”. Todos los datos de la plantilla estarán ahora en la factura. Atención. Si se facturan servicios, estos suelen presentar fechas de inicio y fin, asegúrese de editar esa información convenientemente, pues contendrá los valores de la plantilla. Luego, el procedimiento es el normal a la creación de una factura estándar.

• Pagos: se listan los pagos recibidos por los clientes. También permite generar informes mensuales que se pueden descargar en PDF.

• Estadísticas: presenta un completo reporte de manera gráfica del Nº de facturas por mes, Importe de las facturas por mes (Sin IVA), Importe medio, etc. Además, dispone de un buscador avanzado donde es posible obtener el informe para un cliente determinado, tipo de cliente o una categoría de clientes, se puede indicar que solo queremos las estadísticas de las facturas que tengan un estado determinado, etc.