Lo primero que se debe saber son los tipos de Facturas que maneja el TecnoERP:
- Factura estándar: es una factura estándar / tradicional. No exige ningún requisito previo.
Ejemplo de uso: Facturación y pago completo
| Situación: | .- Hemos creado una factura.
.- Hemos recibido el pago completo. |
| Acciones: | .- Hemos registrado todos los pagos de la factura.
.- El saldo queda a 0. .- Podemos clasificar la factura como Pagada. |
- Factura de anticipo: se pueden crear las facturas de anticipo que desees. Una factura de Anticipo se convertirá en una reducción (ya pagada) para otra factura (la factura definitiva) a la que se le aplicará el anticipo.
Ejemplo de uso: Recepción de anticipo en el pedido para la factura final
| Situación: | Recibimos un pago de Anticipo. |
| Acciones: | .- Se crea una factura de Anticipo con el importe recibido que se clasifica como pagada. Se puede decidir enviarla o no.
.- Se convierte esta factura en una reducción futura. Más tarde se crea la factura completa. Incluimos la reducción del Anticipo en la factura completa que dismunuirá el resto a pagar. Se envía la factura completa generada que indica que un Anticipo ya ha sido recibido. |
Se deben aplicar la(s) Factura(s) de Anticipo(s) en el momento de la creación de la factura estándar (la completa). Es decir, siempre primero se crean las Facturas de Anticipos, en la medida que el Cliente va haciendo pagos, y luego, cuando se va a hacer la factura definitiva, se hace uso de los Anticipos correspondientes al inicio de la creación de esta factura (antes de validar).
Las Facturas de Anticipos son facturas formales, por eso se deben emitir con la misma numeración secuencial de las Facturas Estándar.
Si se desea usar un Anticipo para pagar otra factura del mismo Cliente pero que no tiene nada que ver con el concepto que está pagando por ese Anticipo, se debe crear Notas de Crédito sobre ese Anticipo.
- Factura rectificativa: sirve para cancelar y sustituir una factura existente sobre la que aún no hay pagos recibidos. Es decir, permite rehacer una factura sobre la que existen errores y sobre la que nada se hubiera realizado (antes del pago).
Solamente se puede crear una factura rectificativa para cada factura estándar. Cuando creamos una factura Rectificativa, se elige la factura estándar a sustituir. Entonces no será posible realizar acciones sobre la factura estándar, esto último no cambia después de que la factura Rectificativa haya sido creada con estado borrador. Si la factura Rectificativa se elimina, la factura estándar vuelve a su estado inicial y el ciclo de vida de la factura estándar puede reanudarse. Si la factura Rectificativa es validada, la factura estándar pasa entonces al estado abandonada automáticamente. El ciclo de vida continúa en la factura Rectificativa.
Ejemplo de uso: Error en el contenido de una factura a ser corregida por una factura rectificativa
| Situación: | .- Se ha creado una factura estándar.
.- Se ha validado y nos damos cuenta del error en el contenido (importe, descripción) después de la validación. |
| Acciones: | .- Se clasifica la factura estándar como abandonada con motivo ‘Otro’ (no es obligatorio).
.- Se crea una nueva factura seleccionando Factura Rectificativa, escogiendo la factura a reemplazar como factura. |
- Nota de Crédito (también llamada: Abono): La Nota de Crédito es una factura negativa destinada a compensar un importe de factura que difiere del importe realmente pagado (por haber pagado de más o por devolución de productos). Esta opción está habilitada solo cuando existen facturas validadas para un cliente. Es decir, creamos una factura de abono (Nota de Crédito) sobre una factura estándar validada. Se pueden crear varias Notas de Crédito sobre una factura estándar. La factura de abono se transforma en reducción que se utilizará para reducir el pago de cualquier otra factura pendiente de pago.
Ejemplo de uso 1: Facturación y pago superior recibido
| Situación: | .- Se ha creado una factura.
.- Se ha recibido un pago superior al importe reclamado. |
| Acciones: | .- Se registra el importe total recibido.
.- Se Cierra la factura como Pagada. .- Se crea una Nota de Crédito con lo recibido de más. |
Ejemplo de uso 2: Facturación, pago completo y devolución de producto
| Situación: | .- Se ha creado una factura estándar.
.- Recibimos el pago completo. .- El saldo queda a 0. .- Se cierra la factura como Pagada. .- Más tarde, recibimos una devolución de un producto. |
| Acciones: | .- Se realiza una Nota de Crédito de esa factura.
.- Esta Nota de Crédito se puede convertir en una redución para la próxima factura o le devolvemos el dinero. |
Ejemplo de uso 3: Facturación, pago completo y error de producto detectado
| Situación: | .- Se ha creado una factura estándar.
.- Recibimos el pago completo. .- El saldo queda a 0. .- Se cierra la factura como Pagada. .- Más tarde, descubrimos un error de producto. |
| Acciones: | .- Se realiza una Nota de Crédito sobre esta factura que contiene el producto erróneo.
.- Se convierte este abono (Nota de Crédito) en reducción. .- Se crea una nueva factura estándar con el producto bueno. .- Se integra la Nota de Crédito en la factura nueva factura. Eventualmente, si utilizamos el módulo stock, corregimos el stock manualmente. |
- Otros ejemplos de uso:
Otro Ejemplo de uso 1: Facturación y pago parcial como anticipo (descuento)
| Situación: | .- Hemos creado una factura.
.- Hemos recibido un pago del importe de la factura menos un descuento acordado por pago anticipado. |
| Acciones: | .- Realizamos el pago del valor recibido.
.- Se clasifica la factura como Pagada parcialmente y se indica el motivo “La falta es un Descuento”. |
Otro Ejemplo de uso 2: Facturación, pago parcial, pero pagador moroso
| Situación: | .- Hemos creado una factura.
.- Hemos recibido un pago parcial, se registra. .- Después de una larga espera, el resto del pago no se recibe y se pierde la esperanza. |
| Acciones: | .- Clasificamos la factura al estado Pagada parcialmente e indicamos el motivo Moroso. |
Otro Ejemplo de uso 3: Facturación y ningún pago recibido por morosidad
| Situación: | .- Hemos creado una factura.
.- Después de una larga espera, el pago no se recibe y se pierde la esperanza. |
| Acciones: | .- Clasificamos la factura como Abandonada e indicamos el motivo Moroso. |
- Plantilla de factura: Las plantillas nos permiten registrar facturas por servicios/productos y/o conceptos que se repetirán. Por ejemplo, si se trata de conceptos de un contrato. Para crear una plantilla se captura una factura que servirá de base y después de validarla se podrá convertir en una plantilla. Este tipo de factura que se puede reutilizar muchas veces para emitir otras facturas con su información como base. Esto permite ganar mucho tiempo.
Una factura en Borrador se puede convertir en una Plantilla. A su vez, al tener la Plantilla, esta se puede convertir en una Factura de pago Recurrente, bien que sea generada, en la recurrencia, en Borrador o Definitiva.
En el caso de la aplicación de los contratos, una Plantilla de factura puede ser definida con los correspondientes elementos concurrentes del contrato. Tener en cuenta que el período especificado para cada uno de los elementos resultantes de la factura abarca todo el período del contrato. Sólo debería cubrir los meses de facturación.
Para crear una factura recurrente para un Contrato, primero de debemos crear la factura en borrador, seguidamente se debe convertir en Plantilla y definir la frecuencia de generación de las próximas facturas. Para generar las facturas futuras regular y manualmente, debemos ir al menú “Financiera” –> “Facturas a clientes” –> “Listado de plantillas”. Si necesita emitir facturas automáticamente, sebe estar activado y configurado el módulo Tareas programadas. Tenga en cuenta que los dos métodos (manual y automático) pueden usarse conjuntamente sin ningún riesgo de duplicación.
Ejemplo de uso 1: Creación de una factura predefinida
| Situación: | .- Creación de una factura predefinida. |
| Acciones: | .- No es posible crear una factura recurrente en sí. Se compone de una factura normal que se reutiliza. |
Ejemplo de uso 2: Transformación de una factura normal en factura predefinida
| Situación: | .- Transformación de una factura normal en factura predefinida. |
| Acciones: | .- Abrimos una factura existente. Hagemos clic en “Convertir en recurrente”.
.- Indicamos un título (por ejemplo, “Actualización trimestral”) y eventualmente una nota que podría ser una explicación del motivo de la repetición de esta factura. .- Mi factura es ahora una factura recurrente. .- Esto sólo será visible si pedimos la visualización de facturas recurrentes o creamos una nueva factura. |
- Información importante sobre las facturas: Una vez la factura esté terminada debe validarse. Atención esta operación es irreversible. Cuando se valida una factura se le atribuye un número según el modelo de numeración indicada en la configuración del módulo Factura. Si se detecta algún error después de la validación de la factura, habrá que sustituirla por una factura rectificativa o bien por una Nota de Crédito.
Los pagos solamente se pueden efectuar sobre facturas validadas. Si hay disponible una Nota de Crédito, podrá imputarse sobre una factura con un importe total inferior al del abono.
A su vez, si se desea usar un Anticipo para pagar otra factura del mismo Cliente pero que no tiene nada que ver con el concepto que está pagando por ese Anticipo, se deben crear Notas de Crédito sobre ese Anticipo.
