Desde el punto de vista de la organización, la administración del usuario significa la administración de sus privilegios. Esencialmente, el uso de privilegios depende del número de usuarios y de la estructura de la compañía. Pocos usuarios en pequeñas empresas tienen pocos requisitos para la administración de privilegios. Con un número cada vez mayor de usuarios la complejidad de las relaciones entre los usuarios aumenta y generalmente desarrolla la necesidad de asignar y de administrar privilegios.
El sistema TecnoCRM ofrece un manejo de privilegios que se basa en las reglas siguientes:
- ¿Quién puede ver ciertos datos?
- ¿Quién puede editar ciertos datos?
- ¿Quién puede borrar ciertos datos?
- ¿Quién puede crear ciertos datos?
En TecnoCRM, la asignación de privilegios significa más que todo el retiro de privilegios. En la práctica con el CRM esto es la más provechoso y necesario como se ilustra en los siguientes ejemplos:
- Un vendedor compañero de trabajo no estaría contento, si el alguien diferente cambió los datos de sus clientes.
- La información personal sigue siendo confidencial solamente si no se permite verla a otros compañeros de trabajo.
- La gerencia de la compañía no quisiera que todos tuvieran acceso a los números de las ventas.
- Se permite solamente a una persona cambiar el producto o mantener el catálogo.
Por lo tanto, es necesario que la asignación de privilegios de usuarios esté basada verdaderamente en los requisitos del negocio según lo descrito en los ejemplos siguientes:
- Solamente se permite al personal de ventas cambiar datos relacionados a clientes.
- La secretaria no tiene ningún acceso a los números de ventas.
- Solamente se permite al Director del Producto cambiar los precios de los servicios o productos ofrecidos por la compañía.
- Solamente se permite a la gerencia acceder a todos los datos de TecnoCRM.
- No se le permite a nadie exportar datos de contactos.
En vista de las capacidades actuales de TecnoCRM para manejar privilegios de usuarios, usted debe configurar su sistema en el siguiente orden:
Establecer los privilegios predeterminados de toda la organización:
Los privilegios en toda la organización se deben crear primero. Son la base para la asignación de privilegios válidos para todos los usuarios.
Crear los perfiles:
Los perfiles son la base para la asignación de privilegios a los usuarios. En cualquier organización hay generalmente diversos usuarios con diversas tareas, como ventas, servicio, secretaria o el administrador de TecnoCRM. Puede ser asignada la dependencia del tipo de usuario, los privilegios para el acceso a los datos y el uso de los módulos y funciones del CRM.
Definir los roles:
Los roles se basan en perfiles y se enlazan al organigrama jerárquico de la compañía. Definen los privilegios totales para cada usuario individual.
Definir los grupos:
Las organizaciones más grandes pueden definir grupos para mejorar la utilidad del sistema TecnoCRM.
Crear a usuarios:
Los privilegios de usuarios individuales son definidos por los roles. Usted tiene que asignar un rol a un usuario.
Nota: Nunca utilice el rol del Admin para su trabajo diario con el sistema TecnoCRM. En su lugar se aconseja crear usuarios individuales. Más adelante, si usted quiere eliminar un usuario, puede asignar todos los datos a un nuevo usuario.
Los usuarios únicos (en empresas muy pequeñas) no necesitan ninguna administración de privilegios. Tienen y necesitan todos los privilegios para llegar y cambiar todos los datos almacenados en TecnoCRM. Sin embargo es útil conocer los fundamentos de la asignación de privilegios. Esto puede ser necesario si tendrán usuarios adicionales en el futuro.
Una pequeña cantidad de usuarios, que utilizan el sistema TecnoCRM juntos, deben estar familiarizados con las soluciones ofrecidas por la asignación de privilegios. Esto incluye particularmente:
- Prohibir que otros usuarios del CRM vean datos confidenciales.
- Prohibir que otros usuarios puedan borrar o modificar datos.
En una pequeña organización no hay generalmente una pronunciada jerarquía entre los compañeros de trabajo. Una administración compleja de privilegios no tiene que ser implementada. Sin embargo, sí fuese necesario granular los privilegios en forma más fina, usted debe comenzar con el uso de diversos perfiles. Cada usuario individual puede obtener su propio perfil con ciertos privilegios.
Para proveer de un número más grande de usuarios dentro de una organización con diversos privilegios de usuarios, es necesaria una clara estructura de asignación de privilegios. Es sensible conectar privilegios de usuarios con su posición o tareas de cada usuario individual o de los grupos de usuario.
La versión actual de TecnoCRM soporta una administración muy detallada de los privilegios.
