La administración y uso eficaz de los Contactos de Clientes es el elemento más importante de un Sistema de Administración de Relaciones con Clientes. En última instancia, todas las actividades económicas apuntan hacia los clientes.
El sistema TecnoCRM distingue entre tres tipos de contactos:
- Prospectos
- Contactos a personas individuales
- Cuentas, tal como personas jurídicas, grupos, agencias etc.
TecnoCRM le ofrece incorporar cualquier clase de información a cada uno de estos tipos del contacto y enlazar las organizaciones y las personas individuales a otras entradas de TecnoCRM si es conveniente.
Durante el trabajo con el sistema TecnoCRM, los contactos se deben enlazar siempre a las diversas etapas del proceso de ventas, tales como Prospectos u Oportunidades. Al referirse a las etapas de ventas podrá manejar sus contactos en forma eficiente.
El ejemplo siguiente describe un procedimiento típico de las ventas:
- Al tener un primer contacto con un cliente prospecto, será creado un Prospecto, ya que en esta etapa del proceso de venta no está claro si habrá una oportunidad de negocio. Este Prospecto contendrá toda la información sobre el contacto o la cuenta disponible en esta etapa de las ventas.
- El estado Prospecto de este contacto se mantendrá hasta que esté claro si hay una oportunidad de negocio. Todas las actividades relacionadas con este Prospecto serán mencionadas dentro del CRM.
Si hay una oportunidad de negocio, el Prospecto será convertido en Oportunidad. Al mismo tiempo, los contactos y las cuentas se crean automáticamente y el Prospecto será eliminado. Toda la información recogida para el Prospecto estará todavía disponible, pero ahora será presentada basándose a su contenido en Contactos, Cuentas u Oportunidades.
Usando este procedimiento, solamente los contactos y cuentas que tienen una ocasión de convertirse en un negocio serán creados en el sistema. De esta forma, el CRM no será sobrecargado con datos inútiles.
Adicionalmente, usted puede incorporar nuevas cuentas o contactos directamente si no se adecuan al procedimiento descrito arriba. Esto es particularmente aplicable para sus propios empleados, socios, contactos personales, entre otros.
