Los formatos de archivos usados en Microsoft Excel se han convertido en un pseudo-estándar a través de la industria, incluso entre las plataformas que no son de Microsoft.
Excel es una aplicación que también produce y utiliza formatos CSV. Desafortunadamente, dependiendo de su versión de Excel la importación de los datos CSV puede causar algunos problemas. Algunas versiones de Excel no aceptan automáticamente valores separados por coma (CSV). Si usted experimenta que después de abrir los datos exportados desde TecnoCRM todos los campos se enumerarán en una sola columna, siga estas instrucciones para limpiarlo:
- Importar el archivo de CSV, en lugar de abrirlo solamente. En el menú Datos, elegir Importar Datos Externos, después importe sus datos. Busque el archivo CSV del CRM, y haga clic en Abrir. Esto hará que se muestre el Mago de Importación del Texto.
- En el paso 1, seleccionar Delimitado.
- En el paso 2, marcar Coma. Verá una vista previa que mostrará cómo se separarán los datos.
- En el paso 3, puede seleccionar cada columna alternadamente y elegir un formato. Para la fecha del TecnoCRM elija Texto y conseguirá una hoja de Excel bien clasificada.
Si sus datos contienen caracteres de avance de línea (LF) o de retorno del carro (CR), tiene que quitarlos antes de importar los datos en Excel. Tales caracteres se pudieron crear por el sistema TecnoCRM debido a que tiene entradas que utilizan líneas múltiples. Éste pudo ser el caso si usted separa el nombre de la calle y el número de la oficina en una entrada de la dirección con una línea adicional.
Si quiere importar datos del contacto de su aplicación de oficina (MSOffice), necesita cerciorarse de que estos datos tengan formato correcto. La lista siguiente describe cómo puede utilizar los datos de contactos desde su MSOutlook:
- Verificar los formatos de Datos:
Desafortunadamente, en la mayoría de los casos, los datos a ser importados deben ser comprobados y modificados manualmente antes de importarlos. Es necesario cerciorarse de que todos los datos estén bien formados.
- Exportar sus datos de contactos desde el Outlook en el formato de Excel.
- Iniciar Excel y abrir su archivo de datos.
- Buscar cualquier carácter especial tal como punto y coma (;), las comas (,) y las comillas dobles (“) y substituirlos por un carácter de espacio.
- Observe las columnas que contienen campos obligatorios. Cerciórese de que cada las mismas tengan los datos obligatorios. No utilizar ningún carácter especial.
- Quite todas las columnas que no necesite en el sistema TecnoCRM.
- Compruebe el contenido de cada entrada individual. Cerciórese de que contenga la información que a usted le interesa. La eliminación de entradas incorrectas en el sistema TecnoCRM causará más adelante mucho trabajo. Es mejor hacerlo ahora.
- Crear un archivo CSV:
Si usted está seguro que tiene datos válidos y correctos, necesita crear un archivo CSV que encaje en el sistema TecnoCRM. Para hacerlo manualmente siga este procedimiento:
- Por razones prácticas, agregue una columna al principio. Introduzca el término “Inicio1111” (sin las comillas) en cada campo para cada conjunto de datos.
- También por razones prácticas agregue una columna en el extremo. Incorporar el término “Fin2222” (sin las comillas) en cada campo para cada conjunto de datos.
- Guarde sus datos como archivo de CSV.
- Abra el archivo con un editor de textos planos (no MS Word!).
- Substituir todas las entradas “Inicio1111” por un carácter de comillas (“), substituir todas las entradas “Fin2222” por un carácter de comillas (“) y substituir todos los caracteres punto y coma (;) por la secuencia (“,”).
- Guardar sus datos. Ahora tiene un archivo bien formado que puede importar según lo explicado en la sección: Importación de Contactos.
Después de que usted haya creado el archivo CSV debe cerciorarse de que este archivo sea compatible con el formato de juego de caracteres UTF-8.
