Tipos de eventos comunes:
- Reuniones con clientes (vinculadas a un tercero o proyecto).
- Visitas comerciales (con datos de ubicación y contacto).
- Llamadas programadas (seguimiento de ventas o soporte).
- Tareas internas (control de acciones entre equipos).
- Fechas importantes (vencimiento de contratos, pagos, entregas).
- Nuevo Evento: la mayoría de los eventos se crean de manera automática con el flujo de trabajo del TecnoERP (validar pedidos, validar facturas, etc.), pero también tenemos la opción de crear eventos de forma manual.
Para crear un evento, deberemos pulsar sobre la opción Nuevo evento en el submenú lateral Eventos. Otro modo es pulsar sobre el botón “+” dentro del calendario.
Una vez en esta pantalla, indicaremos el título del evento y su fecha. Además, podemos asignárselo a un usuario, relacionarlo con una empresa o con un proyecto, asignarlo a una Categoría, entre otros. Cuando hayamos rellenado todos los datos, pulsaremos sobre Añadir.
Al igual que todo el funcionamiento del TecnoERP, por cada evento manual se genera una ficha.
- Modificar / eliminar / copiar un Evento: Para modificar un evento, deberemos acceder a la ficha de un evento. Para ello, tendremos que pulsar sobre su nombre en cualquiera de los listados del TecnoERP. Una vez en esta pantalla, se modifican los datos que sean necesarios y al terminar se registran los cambios con el botón “Grabar”. El procedimiento es el mismo para Eliminar o Copiar, solo que se debe hacer clic en el botón correspondiente.
- Listado de Eventos: esta opción despliega los eventos registrados en el sistema. También muestra listados por Mis eventos incompletos, Mis eventos terminados, Eventos incompletos y Eventos terminados. Cada listado posee un sistema de búsquedas avanzadas que permite filtrar según lo que se desee.
- Calendario: muestra la misma pantalla que cuando se ingresa al módulo, pero las opciones adicionales permiten listar tan solo los eventos que presenten un estado determinado (Mis eventos incompletos, Mis eventos terminados, Eventos incompletos y Eventos terminados).
- Informes de Eventos: es posible consultar los informes del mes que se seleccione. Dicho informe mensual se puede generar y descargar en PDF.
Sirven para analizar y medir la actividad registrada en la agenda, permitiendo ver qué se hizo, cuándo, con quién y por quién dentro del sistema.
El objetivo es transformar los eventos de la agenda en información útil, respondiendo preguntas como:
- ¿Cuántas reuniones, llamadas o visitas se realizaron en un periodo?
- ¿Quién del equipo realizó más actividades?
- ¿Cuánto esfuerzo dedicamos a un cliente o proyecto específico?
- ¿Cómo se distribuyen los tipos de eventos (reuniones, llamadas, tareas)?
En resumen, nos dan visibilidad sobre el trabajo operativo de la empresa. Pudiendo ser usado para:
- Control de equipos comerciales: saber cuántas visitas o llamadas hizo cada vendedor.
- Medir el seguimiento a clientes o prospectos.
- Gestión de proyectos: ver reuniones, entregas o tareas realizadas dentro de un proyecto.
- Soporte y servicio al cliente: controlar cuántas interacciones (tickets, llamadas, incidencias) se gestionaron.
- Auditoría interna: ver el historial de actividades asociadas a un cliente, contrato o proceso.
Permiten pasar de una agenda pasiva (solo citas) a un sistema de seguimiento activo, donde podemos:
- Medir productividad.
- Identificar clientes o proyectos que consumen más tiempo.
- Mejorar la planificación y asignación de recursos.
