7. Funciones de Listas y Usuarios

Estas son funciones relativas a la gestión de usuarios. Puede enumerar y buscar usuarios, importar y exportar usuarios, o conciliar la base de datos de usuarios para encontrar las entradas no válidas. Para ver qué usuarios están en cierta lista vaya a esa lista y haga clic en “ver miembros”.

Listas:

En el contexto de TecnoMercadeo, los usuarios pueden subscribirse a listas que son manejadas por los administradores. Únicamente los administradores son los que tienen la posibilidad de enviar mensajes a las listas. Comparado con otras aplicaciones de ‘listas de correo’, hay algunas diferencias marcadas en el funcionamiento de las listas de TecnoMercadeo:

• Las listas de TecnoMercadeo no son para el intercambio entre usuarios. Las listas son utilizadas para enviar mensajes en un solo sentido (desde el administrador a cada uno de los usuarios).
• Mientras que en otros sistemas de listas de correo típicamente solo se registran las direcciones de email, en TecnoMercadeo los administradores pueden crear atributos adicionales, y esto permite filtrar/segmentar el envío de mensajes.

Por ejemplo; suponiendo que un administrador tiene una lista de 3000 usuarios, y que ha creado 3 atributos adicionales (Nombre, Ciudad, Color Preferido), si el administrador quiere enviar una invitación para una exposición sobre las virtudes del color Azul en la ciudad de Mérida, puede filtrar la lista de usuarios y dirigir el mensaje únicamente a los usuarios que viven en una cierta ciudad y cuyo color preferido es el Azul, en vez de enviar el mensaje a todos los 3000 usuarios que en su mayoría no vive en Mérida, ni les gusta el color Azul.

Propiedad de una Lista:

TecnoMercadeo ofrece la posibilidad de tener diferentes administradores, cada uno con sus propias listas. Cada lista es propiedad de un solo administrador. Cada administrador puede ser dueño de varias listas. Un administrador no puede enviar mensajes a una lista que es propiedad de otro administrador.

Importante: cada administrador solo tiene acceso a los registros de usuarios de las personas que se suscribieron a las listas que él maneja. Solo los ‘Super Administradores’ tienen acceso a los registros de todos los usuarios y todas las listas.

El Propietario de una Lista puede realizar funciones tales como: Editar, Ver miembros ó Eliminar dicha lista. A su vez puede activarla/desactivarla y establecer el orden en que será mostrada en la página de inicio de los usuarios.

Al Crear/Editar una lista es posible asignar y/o modificar aspectos tales como: Nombre de la lista, Activar/Desactivar, Orden, Propietario, Origen de RSS y la Descripción de la lista.

Para crear una nueva lista vaya al final de la Página de Listas y haga clic en el enlace “Añadir Lista”.

Usuarios:

Para TecnoMercadeo, un usuario es en primer lugar una dirección de correo electrónico (’email’) registrado en la base de datos de TecnoMercadeo. En otras palabras, cada email representa un usuario. Y cada usuario tiene su propio registro con los valores de los atributos seleccionados en su sistema.

A la par de la dirección email, es posible recoger más información sobre cada usuario, dependiendo de los atributos que fueron creados por los administradores de TecnoMercadeo. Por ejemplo, es posible crear atributos para el nombre, apellido, ciudad, país, color preferido, etc.

En la página de Usuarios podrá observar los siguientes elementos:

• Cantidad total de usuarios registrados en la base de datos.
• Los usuarios marcados en rojo son aquellos que no han confirmado su suscripción.
• Es posible filtrar la lista de usuarios en base a criterios como: Usuarios No Confirmados, Orden (Email, Rebotes, Fecha Creación, Fecha de Modificación, Identificador) Ascendente ó Descendente, Usuarios en Lista Negra.
• Los Super-Administradores pueden realizar descargas de la lista de usuarios en formato CSV.
• Es posible Agregar un Usuario a través del enlace correspondiente.
• La lista de usuarios muestra campos informativos de: Email, Estado Confirmación, Estado Lista Negra, Acción de Eliminar, Cantidad de Listas (en las que el usuario esta registrado), Cantidad de Mensajes de Email recibidos, Cantidad de Mensajes de RSS recibidos, Frecuencia de los RSS y Cantidad de Mensajes Rebotados.
• Dispone de un buscador que le permite buscar usuarios por criterios basados en los Atributos creados en el sistema.

Conciliar Usuarios:

La página de Conciliar Usuarios ofrece varias opciones para el mantenimiento de las listas de usuarios, incluyendo: eliminar usuarios no suscritos a una lista, encontrar (o eliminar) a todos los usuarios con emails no válidos, seleccionar a todos los usuarios para recibir html, etc.

Algunas operaciones que pueden llevarse a cabo:

• Eliminar a todos los usuarios que no están inscritos a ninguna lista
• Encontrar usuarios que tengan un email no válido
• Cerciorarse de que todos los usuarios tienen una única identificación en la base de datos «uniqid»
• Marcar a todos los usuarios con email no válido «no confirmado»
• Eliminar a todos los usuarios con emails no válidos
• Seleccionar a todos los usuarios para recibir html
• Seleccionar a todos los usuarios para recibir texto plano
• Marcar a todos los usuarios «confirmado»
• Intentar (de modo automático) arreglar los emails de usuarios que tienen emails no válidos
• Eliminar registros caducados de la base de datos
• Fundir usuarios duplicados
• Desplazar a todos los usuarios que no estén en ninguna lista hacia una lista determinada.
• Eliminar a todos los usuarios con más de 5, 10, 15, 20, ó 50 correos rebotados.
• Reenviar la solicitud de confirmación a los usuarios que se registraron y que no hayan confirmado su suscripción dentro de un período de fechas dado, incluyendo el texto a usar al inicio de dicho email.
• Eliminar a los usuarios que se inscribieron pero no confirmaron dentro de un período de fechas dado.

Importar Usuarios:

Es posible importar cualquier número de direcciones de email desde un archivo en formato de “valores separado por comas (.cvs)” producido por una hoja de cálculo o un programa de base de datos.

Hay cuatro modos de importar información externa:

• Importar emails con valores distintos en los atributos: La lista de emails puede tener atributos que aun no se hayan definido. Se crearán automáticamente como atributos tipo “Línea de Texto”. Use esta opción si está importando una hoja de cálculo/archivo CSV en el que los atributos de los usuarios están en columnas y cada línea representa a un usuario. Los elementos que se configuran son:
  • Seleccionar las listas a las que hay que añadir los emails.
  • Nombre del archivo que contiene los emails: El archivo que cargue debe contener los emails que quiere añadir a estas listas en la primera línea. Cualquier texto que siga al email será adscrito al atributo “Info” del usuario. Asegúrese de que la dirección de correo electrónico este en una columna denominada “email” y no algo como “e-mail” ó “Dirección de correo electrónico” (las mayúsculas/minúsculas no afectan). Si usted tiene una columna llamada “Foreign Key”, esta se utilizará para la sincronización entre una base de datos externa y la base de datos de TecnoMercadeo. El foreignkey tendrá preferencia cuando se esté haciendo la adecuación de un usuario existente. Esto ralentizará el proceso de importación. Si utiliza esto, se permite que los registros estén sin el correo electrónico, pero se colocará en su lugar la frase “Email Inválido”. Luego puede hacer una búsqueda por “Email Inválido” para encontrar los registros. El tamaño máximo de una clave externa es de 100. En esta página se pueden especificar el resto de los atributos de estos usuarios. Atención: el archivo debe estar en texto plano. No cargue archivos binarios, como lo son por ejemplo los documentos Word. Los siguientes son los límites fijados en el servidor para el archivo: Tamaño máximo del total de los datos enviados al servidor (8Mb), Tamaño máximo de cada archivo (2Mb). TecnoMercadeo no procesará archivos de más de 1Mb.
  • Delimitador de campos (predeterminado es TAB)
  • Delimitador de registros (predeterminado es el salto de línea)
  • Probar salida: Si marca la casilla «Probar salida» verá la lista de emails procesados en pantalla, pero la base de datos no recibirá la información. Esta función puede ser útil para comprobar si el formato de su archivo es correcto. Solo mostrará los primeros 50 registros.
  • Mostrar Advertencias: Si usted marca la casilla “Mostrar advertencias”, recibirá advertencias de los registros no válidos. Las advertencias sólo se muestran si usted marca “Probar salida”. A su vez, estos registros van a ser ignorados cuando se haga la importación real.
  • Omitir Inválidos: Si usted marca “Omitir Inválidos”, los registros no válidos no se añadirán. Los registros no válidos son los registros sin un correo electrónico. Los otros atributos se añadirán automáticamente, es decir, si el país de un registro no se encuentra, se añadirá a la lista de países.
  • Asignar Inválidos: Asignar Inválidos se utilizará para crear una dirección de correo electrónico para los usuarios con una dirección de correo electrónico Inválida. A su vez, puede utilizar valores entre corchetes (Marcadores) para colocar un valor para la dirección de correo electrónico que le sirva de referencia. Por ejemplo, si su archivo de importación contiene una columna “Nombre” y otra llamada “Apellido”, puede usar “[nombre] [apellido]” para construir un nuevo valor para la dirección de correo electrónico para el usuario. El valor [number] se puede utilizar para insertar el número de secuencia de la importación.
  • Sobre-Escribir: Si marca la casilla ‘Sobre-escribir’, la información que hay en la base sobre el usuario será reemplazada por la información importada (a los usuarios se les identifica por el email).
  • Conservar Email Antiguo: Si usted marca “Conservar Email Antiguo”, un conflicto de dos correos electrónicos que sean iguales mantendrá el antiguo y añadirá “duplicado” a la nueva. Si no se marca la casilla, el email viejo quedará con el texto “duplicado” y el nuevo tendrá una prioridad.
  • Enviar correo de notificación/ Confirmar inmediatamente: Si escoge “enviar correo de notificación” los usuarios que está añadiendo recibirán un correo pidiéndoles que confirmen su inscripción, al que deberán responder. Se recomienda esta opción porque elimina los emails no válidos.
• Importar emails con los mismos valores en los atributos: La lista de emails tendrá que concordar con la estructura que ya ha creado en TecnoMercadeo. Use esta opción si está importando una simple lista de emails. Después puede especificar los valores de los atributos para cada entrada. Serán los mismos para todos los usuarios importados. En este caso los elementos a configurar son:
  • Seleccionar las listas a las que hay que añadir los emails.
  • Nombre del archivo que contiene los emails: El archivo que cargue debe contener los emails que quiere añadir a estas listas. Cualquier texto que siga al email será adscrito al atributo “Info” del usuario. En esta página se pueden especificar el resto de los atributos de estos usuarios. Atención: el archivo debe estar en texto plano. No cargue archivos binarios, como lo son por ejemplo los documentos Word.
  • Delimitador de campos (predeterminado es TAB)
  • Delimitador de registros (predeterminado es el salto de línea)
  • Probar salida: Si marca la casilla «Probar salida» verá la lista de emails procesados en pantalla, pero la base de datos no recibirá la información. Esta función puede ser útil para comprobar si el formato de su archivo es correcto. Solo mostrará los primeros 50 registros.
  • Enviar correo de notificación/ Confirmar inmediatamente: Si escoge “enviar correo de notificación” los usuarios que está añadiendo recibirán un correo pidiéndoles que confirmen su inscripción, al que deberán responder. Se recomienda esta opción porque elimina los emails no válidos.
  • Preferencia para recibir Emails en formato HTML
  • Es posible pre-asignar los valores de ciertos campos de los atributos a asignar a los usuarios importados (ej: Nombres, Apellidos, etc.), en función de los atributos creados previamente.

• Importar emails desde una cuenta IMAP: Esta opción buscará emails en sus directorios IMAP y los añadirá. El único atributo válido es el Nombre de la persona. En este caso los elementos a configurar son:
  • Datos de la cuenta IMAP (Servidor, Usuario, Contraseña).
  • Seleccionar los campos de la cabecera en los que hay que buscar (to, from, cc, bcc, reply_to, sender, return_path).
  • Seleccionar las listas a las que hay que añadir los emails, Seleccionar HTML para los nuevos usuarios.
  • Sobre-Escribir: Si marca la casilla ‘Sobre-escribir’, la información que hay en la base sobre el usuario será reemplazada por la información importada (a los usuarios se les identifica por el email).
  • Utilizar solamente direcciones completas: Si marca la casilla ‘Utilice solamente direcciones completas’ se hará caso omiso de las direcciones que no contengan un nombre real (aparte de esto se importarán todos los emails).
  • Enviar correo de notificación/Confirmar Inmediatamente: Escoja ‘enviar correo de notificación’ para que los usuarios que está añadiendo reciban un correo pidiéndoles que confirmen su inscripción, al que deberán responder (se recomienda esta opción porque elimina los emails no válidos).
  • Hay dos modos de añadir los nombres de los usuarios: o bien con un solo atributo para el nombre completo, o bien con dos atributos, uno para el nombre y otro para el apellido. Si utiliza “dos atributos” el nombre quedará dividido por el primer espacio en blanco.

• Importar emails de otra base de datos: Permite importar emails desde otro servidor donde este montada una base de datos de TecnoMercadeo. En este caso los elementos a manejar son:
  • Detalles del servidor remoto (Servidor, Usuario, Contraseña, Nombre de la base de datos, Prefijo de las tablas, Prefijo de la tabla de usuarios).
  • Seleccionar las listas a las que hay que añadir los emails, Copiar las listas del servidor remoto (a las listas se las identifica por el nombre).
  • Seleccionar HTML para los nuevos usuarios.
  • Sobre-Escribir: Si marca la casilla “Sobre-escribir”, la información que hay en la base sobre el usuario será reemplazada por la información importada. A los usuarios se les identifica por el email.

Exportar Usuarios:

Exportar usuarios permite utilizar los datos de usuarios en cualquier programa de hoja de cálculo (Ej. MS Excel). Esto puede ser útil porque TecnoMercadeo no fue diseñado para realizar cálculos, análisis o estadísticas complejas de los registros de usuarios en su base de datos. Para este tipo de funciones se recomienda utilizar una hoja de cálculo.

Puede exportar usuarios usando la fecha como criterio. Las fechas a utilizar pueden estar relacionadas con la Fecha de Suscripción, Fecha de Modificación del Registro ó cuando los usuarios se suscribieron a una lista determinada. A su vez, es posible seleccionar las columnas (campos) que se desean exportar.

Si hace clic en “Exportar” se abrirá un cuadro de diálogo para descargar un archivo. Este es un archivo de texto de valores delimitados por tabulación que contiene los datos que usted seleccione para exportar. Este archivo se puede leer con la mayoría de los programas de hoja de cálculo.