El área de Gestión de Documentos permite controlar rápidamente todos los documentos/archivos (PDF, imágenes, Excel, contratos, etc.) del TecnoERP. Se pueden crear directorios manuales y adjuntar los documentos. Los directorios automáticos son rellenados automáticamente en la adición de un documento en una ficha.
En resumen, centraliza la documentación asociada a cada operación, evitando tenerla dispersa fuera del TecnoERP.
Algunas características de este módulo son:
- Sistema básico de almacenamiento de documentos.
- Gestión documental integrada de forma automática con las entidades de presupuestos, pedidos, facturas, terceros, etc.
- También permite el registro o subida de archivos, sea cual sea su extensión, en entidades como tareas de un proyecto, gestión general de documentos (GED), presupuestos, pedidos, facturas, terceros, con el propósito de relacionar dicha información adicional con estas entidades, ya que por su relación fichero – entidad, permite una búsqueda rápida y relación de ambas.
- Los documentos pueden ser estándar o no (es decir basados en estándares de creación y lectura), pero se ha de tener en cuenta que la aplicación que pretende abrirlos para su visualización han de ser capaces de leer o interpretar dichos formatos, como por ejemplo, pdf, jpg, word, excel, etc.
- Crear un Directorio: para crear un directorio se debe hacer clic en la imagen “+” dentro de la pestaña “Manual directories”.
Otra opción, es acceder a la ficha de un directorio ya creado, pulsando sobre el botón correspondiente.
Una vez aquí, introduciremos la etiqueta del directorio y podremos indicar cuál es su directorio padre (de aplicar), y una pequeña descripción. Cuando los datos sean correctos, pulsaremos sobre Crear. En caso de no querer hacer nada, pulsaremos sobre Anular.
- Modificar un Directorio: debemos acceder a la ficha del Directorio y hacer clic en Editar.
- Eliminar un Directorio: debemos acceder a la ficha del Directorio y hacer clic en Eliminar. En el caso que el directorio tenga directorios o documentos en su interior, no podrá ser eliminado.
- Subir / Modificar / Eliminar Documentos: Para subir un documento, debemos seleccionar un documento de nuestra computadora y pulsar sobre Enviar archivo. Previamente debe ser seleccionado el directorio al que va a subirse el documento pulsando sobre este. Lo mismo aplica en casa de que deseemos eliminar un Documento.
Para modificar un documento deberemos acceder a la ficha del documento. Para ello deberemos pulsar sobre el botón de Ver documento. Se debe tener en cuenta que la modificación de un documento consiste en el cambio de su nombre, no la edición de su contenido.
